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La gestión de una única cuenta de correo para varios usuarios es una fuente de problemás, la solución más sensata ( no conozco vuestras circunstancias ni vuestro nivel de conocimientos ), lo más lógico pasa por usar cuentas 'externas' gratuitas, hay multitud de ellas como bien sabes y se pueden consultar a traves de una única conexión a Internet, una vez creadas estas cuentas y con sus datos de configuración correspondientes (usuarios, clave de acceso, servidor SMTP y servidor POP) tan sólo quedaría configurar el programa cliente de correo electrónico de cada uno de los clientes de la red. No debe de haber problemas ya que el router, servidor o conexión que useis se encargará de canalizar las peticiones.
Un saludo
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