Hacer un análisis más rapido de datos
Hola Fernando mi pregunta es la siguiente tengo una base de datos que contiene los descuentos de un seguro que se descuenta vía nomina al personal de una empresa quiero sacar un resumen de algunos datos que tengo seria algo similar a esto columna A1 OA1 columna B1$800 columna C1 2%, en fin A contiene los niveles B el descuento aplicado y C el porcentaje del sueldo que se descuenta; lo que quiero hacer es que me busque en la columna A el valor OA1 y en la C 2% y me diga cuantos son, la otra es que en la columna A me busque el mismo valor y que de la columna B me sume los descuentos aplicados, cabe mencionar que existen diez niveles distintos tales como OA1, NA1, NAB1, NC1, MA1, etc, y que a estos se les descuentan cuatro porcentajes distintos de sueldo tales como 2,4,5 y 10 por ciento yo saque este trabajo con las funciones de base de datos BDSUMA Y BD CONTAR utilizando los siguientes criterios POR CIENTO = 2 NIVEL= OA1(BD CONTAR) Y DESCUENTO = 800 NIVEL= OA1(BDSUMA) y así sucesivamente mi pregunta es habrá alguna forma de hacer esto más sencillo o utilizar otra función con lo que haga lo mismo más rapido de antemano muchas gracias
Gabriel Hernández correo [email protected]
Gabriel Hernández correo [email protected]
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Respuesta de fejoal
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Cierto, las funciones de BDSUMA sirven para obtener un resumen bajo un criterio individual.
A fin de evitar que tengas que repetir y agregar o quitar criterios y fórmulas para cada caso en tu base, MS Excel proporciona una herramienta muy potente que se denomina: Tablas Dinámicas.
Una tabla dinámica es una herramienta de MS Excel para obtener un reporte agrupado de distintas maneras basado en datos incluidos en una tabla o base de datos.
Es dinámica porque, una vez armada, permite agregar, mover, o eliminar campos en ella hasta lograr el reporte deseado.
Para armarla, sigue los siguiente pasos:
¿1.? Es necesario que cada columna tenga un titulo único. Selecciona tu lista desde esta primera fila (títulos) hasta el último registro en ella. Continúa resaltando este rango para que futuros registros (if any)se incluyan en la Tabla dinámica.
Mantenla seleccionada.
2. - Pulsa el botón en "Datos" encontrado en la barra del menú principal y selecciona "Asistente de tabla dinámica".
3. - Una ventana pide seleccionar la fuente de los datos. Marca "Lista o base de datos de MS Excel".
4. - Si hubieras dejado tu rango seleccionado, se asumirá ésta como la base de datos fuente. En caso contrario, puedes seleccionar el área en este paso.
5. - Si usas una versión de Office 97 se mostrarán los títulos de las columnas en el próximo paso (en versiones posteriores, pulsa el botón Diseño). Verás, por ejemplo:
Niveles
Descuento
Porcentaje
6. - El próximo paso depende de ti, porque esto es muy "personalizable". Sólo tienes que arrastrar etiquetas al área donde quieres que ellas sean mostradas.
Por ejemplo:
- Arrastra la etiqueta "NIVELES" al área de FILAS.
- Arrastra la etiqueta "PORCENTAJES", también al área de FILAS.
Pulsa dos veces el botón en la etiqueta arrastrada y marca "Ninguno" para "Totales"
- Arrastra la etiqueta "DESCUENTO" al área de los DATOS
Escoge a operador de la Suma.
- Arrastra, también, la etiqueta "PORCENTAJE" al área de los DATOS
Escoge a operador de Contar.
(Nota: otras funciones posibles sobre campos numéricos son:
Promedio
Min
Max
Producto
Contar Números
Desvest
Desvestp
Var
Varp)
Presiona el botón "Siguiente"
7. - Selecciona dónde poner la tabla dinámica (puede ser en una hoja nueva) y aprieta el botón del "Terminar".
Así conseguirás una tabla donde podrás seleccionar el NOMBRE y debajo
mostrará algo así:
NIVELES - PORCENTAJE - Suma de DESCUENTO - Contar de PORCENTAJE
Y bajo estas columnas, cada código de NIVEL y la suma de para cada porcentaje.
A propósito, coloqué primero la suma de descuentos y luego el conteo de porcentaje, para que veas que si quieres alterar este orden bastará que tomes (con el mouse) la columna de Conteo y la muevas delante de la de Suma de descuentos, en una simple operación de arrastrar y soltar.
Espero que haya servido, de todos modos, existen artículos sobre ellas aunque suelen estar en Inglés.
Si esto no es un obstáculo, el mejor que pude encontrar está en:
http://www.techrepublic.com/article.jhtml?id=r00320001218det03.htm
También puedes ver:
http://www.nulook.uneb.edu/train/tutorial/Spreadsheets/excel97/pivot.html
Asegurate de copiar la dirección completa a tu navegador (si la pega desde aquí, a veces, suele cortarse)
Un abrazo!
Fernando
Pd: Disculpa la demora en responder pero he tenido un par de semanas de excesivo trabajo. Espero poder liberarme un poco en los próximos días. Mientras tanto, voy contestando las preguntas según hayan entrado.
A fin de evitar que tengas que repetir y agregar o quitar criterios y fórmulas para cada caso en tu base, MS Excel proporciona una herramienta muy potente que se denomina: Tablas Dinámicas.
Una tabla dinámica es una herramienta de MS Excel para obtener un reporte agrupado de distintas maneras basado en datos incluidos en una tabla o base de datos.
Es dinámica porque, una vez armada, permite agregar, mover, o eliminar campos en ella hasta lograr el reporte deseado.
Para armarla, sigue los siguiente pasos:
¿1.? Es necesario que cada columna tenga un titulo único. Selecciona tu lista desde esta primera fila (títulos) hasta el último registro en ella. Continúa resaltando este rango para que futuros registros (if any)se incluyan en la Tabla dinámica.
Mantenla seleccionada.
2. - Pulsa el botón en "Datos" encontrado en la barra del menú principal y selecciona "Asistente de tabla dinámica".
3. - Una ventana pide seleccionar la fuente de los datos. Marca "Lista o base de datos de MS Excel".
4. - Si hubieras dejado tu rango seleccionado, se asumirá ésta como la base de datos fuente. En caso contrario, puedes seleccionar el área en este paso.
5. - Si usas una versión de Office 97 se mostrarán los títulos de las columnas en el próximo paso (en versiones posteriores, pulsa el botón Diseño). Verás, por ejemplo:
Niveles
Descuento
Porcentaje
6. - El próximo paso depende de ti, porque esto es muy "personalizable". Sólo tienes que arrastrar etiquetas al área donde quieres que ellas sean mostradas.
Por ejemplo:
- Arrastra la etiqueta "NIVELES" al área de FILAS.
- Arrastra la etiqueta "PORCENTAJES", también al área de FILAS.
Pulsa dos veces el botón en la etiqueta arrastrada y marca "Ninguno" para "Totales"
- Arrastra la etiqueta "DESCUENTO" al área de los DATOS
Escoge a operador de la Suma.
- Arrastra, también, la etiqueta "PORCENTAJE" al área de los DATOS
Escoge a operador de Contar.
(Nota: otras funciones posibles sobre campos numéricos son:
Promedio
Min
Max
Producto
Contar Números
Desvest
Desvestp
Var
Varp)
Presiona el botón "Siguiente"
7. - Selecciona dónde poner la tabla dinámica (puede ser en una hoja nueva) y aprieta el botón del "Terminar".
Así conseguirás una tabla donde podrás seleccionar el NOMBRE y debajo
mostrará algo así:
NIVELES - PORCENTAJE - Suma de DESCUENTO - Contar de PORCENTAJE
Y bajo estas columnas, cada código de NIVEL y la suma de para cada porcentaje.
A propósito, coloqué primero la suma de descuentos y luego el conteo de porcentaje, para que veas que si quieres alterar este orden bastará que tomes (con el mouse) la columna de Conteo y la muevas delante de la de Suma de descuentos, en una simple operación de arrastrar y soltar.
Espero que haya servido, de todos modos, existen artículos sobre ellas aunque suelen estar en Inglés.
Si esto no es un obstáculo, el mejor que pude encontrar está en:
http://www.techrepublic.com/article.jhtml?id=r00320001218det03.htm
También puedes ver:
http://www.nulook.uneb.edu/train/tutorial/Spreadsheets/excel97/pivot.html
Asegurate de copiar la dirección completa a tu navegador (si la pega desde aquí, a veces, suele cortarse)
Un abrazo!
Fernando
Pd: Disculpa la demora en responder pero he tenido un par de semanas de excesivo trabajo. Espero poder liberarme un poco en los próximos días. Mientras tanto, voy contestando las preguntas según hayan entrado.
Fantástica solución te agradezco infinitamente tu ayuda vamos el que regales parte de tu conocimiento es algo realmente invaluable.
Saludos desde México D.F
Atentamente Gabriel Hernández
Saludos desde México D.F
Atentamente Gabriel Hernández
