Dudas sobre el programa microsoft access: informes, consultas y concepto de integridad referencial

¿Qué son los informes de acess?
¿Qué son las consultas de acess?
¿Qué es la integridad referencial en acess?
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* ¿ Qué es un informe ?
Un objeto de una base de datos de Microsoft Access que presenta información con formato y organizada de acuerdo con sus especificaciones. Como ejemplos de informes se pueden citar resúmenes de ventas, listines telefónicos y etiquetas postales.
* ¿ Qué es una consulta ?
Para empezar, decirte que no hay un único tipo de consulta. Los tipos de consultas existente son:
Consulta de selección
Una consulta de selección es el método que podemos usar para seleccionar un determinado conjunto de registros de una o varias tablas.
Consulta de acción
Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios a muchos registros en una sola operación. Existen cuatro tipos de consultas de acción: de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tabla.
Consulta de eliminación
Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.
Para obtener más información acerca de cómo crear consultas de eliminación, haga clic en .
Consulta de actualización
Realiza cambios globales a un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes.
Para obtener información acerca de cómo crear consultas de actualización, haga clic en .
Consulta de datos anexados
Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información, desea anexarla a la tabla Clientes. Las consultas de datos anexados también son útiles para:
· Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar sólo los nombres y las direcciones de los clientes con pedidos de un tamaño considerable.
· Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existe en la otra tabla. Por ejemplo, en la base de datos de ejemplo Neptuno, la tabla Clientes tiene 11 campos. Supongamos que desea anexar registros de otra tabla que tienen campos que coinciden con 9 de los 11 campos de la tabla Clientes. Una consulta de datos anexados anexará los datos de los campos coincidentes e ignorará el resto.
Para obtener información acerca de cómo crear consultas de datos anexados, haga clic en .
Consulta de creación de tabla
Crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para:
· Crear una tabla para exportar a otras bases de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, es posible que desee crear una tabla que contenga varios campos de la tabla Empleados y, a continuación, exportar esa tabla a una base de datos utilizada por el departamento de personal.
· Crear informes que muestren datos de un determinado momento en el tiempo. Por ejemplo, supongamos que el 15-May-96 desea imprimir un informe que muestre los totales de ventas del primer trimestre según los datos contenidos en las tablas base a las 9:00 A.M. del día 1-Abr-96. Un informe basado en una consulta o una instrucción SQL extrae los datos más actualizados de las tablas (los datos correspondientes al 15-May-96), en lugar de los registros de una fecha y hora específicas. Para conservar los datos tal como estaban exactamente a las 9:00 A.M. del 1-Abr-96, cree una consulta de creación de tabla en ese momento del tiempo para recuperar los registros necesarios y almacenarlos en una tabla nueva. A continuación, utilice esta tabla, en lugar de una consulta, como base de los informes.
· Realizar una copia de seguridad de una tabla.
· Crear una tabla histórica que contenga registros antiguos. Por ejemplo, puede crear una tabla que almacene todos los pedidos antiguos antes de eliminarlos de la tabla Pedidos actual.
· Mejorar el rendimiento de los formularios e informes basados en consultas de tablas múltiples o en instrucciones SQL. Por ejemplo, supongamos que desea imprimir varios informes basados en una consulta de cinco tablas que incluya totales. Puede acelerar el proceso creando primero una consulta de creación de tabla que recupere los registros que necesite y los almacene en una tabla. A continuación puede basar los informes en esta tabla o especificar la tabla en una instrucción SQL como el origen de los registros para un formulario o informe, de modo que no tenga que volver a ejecutar la consulta para cada informe. No obstante, los datos de la tabla quedan congelados en el momento en que se ejecuta la consulta de creación de tabla.
* ¿ Qué es la integridad referencial ?
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados. Puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:
· El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice único.
· Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Existen dos excepciones: un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Entero largo, y un campo Autonumérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. De réplica puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. De réplica.
· Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access. Si las tablas son tablas vinculadas, deben ser tablas en el formato de Microsoft Access y debe abrir la base de datos en la que están almacenadas para poder establecer la integridad referencial. La integridad referencial no puede exigirse para tablas vinculadas procedentes de bases de datos en otros formatos.
Cuando se exige la integridad referencial, deben observarse las reglas siguientes:
· No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante, puede introducir un valor Nulo en la clave externa, especificando que los registros no están relacionados. Por ejemplo, no puede tener un pedido asignado a un cliente que no existe, pero puede tener un pedido asignado a nadie mediante la introducción de un valor Nulo en el campo Id. De cliente.
· No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un registro de empleados de la tabla Empleados si existen pedidos asignados al empleado en la tabla Pedidos.
· No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar el Id. De un empleado en la tabla Empleados si existen pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos.
Si desea que Microsoft Access exija esas reglas para una relación, seleccione la casilla de verificación Exigir integridad referencial al crear la relación. Si se exige la integridad referencial e infringe una de las reglas con las tablas relacionadas, Microsoft Access muestra un mensaje y no permite el cambio.
Puede anular las restricciones sobre la eliminación o la modificación de registros relacionados y aún así conservar la integridad referencial mediante la activación de las casillas de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados está activada, el cambio de un valor de clave principal en la tabla principal actualiza automáticamente el valor coincidente en todos los registros relacionados. Cuando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados está activada, la eliminación de un registro en la tabla principal elimina todos los registros relacionados en la tabla relacionada.
Un saludo
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