Gestión de proyectos y burocracia

Saludos.
Me dedico a la gestión de proyectos y me gustaría mucho saber la opinión de otros colegas de profesión sobre la siguiente cuestión que, a mi entender, es clave para la implantación de dicha disciplina en cualquier empresa.
Uno de los puntos fundamentales de la gestión de proyectos es toda la plasmación de información que sobre papel debe hacerse con fines de calidad; desde informes hasta memorandos, manuales, y un sinfín de papeles "burocráticos".
Pero precisamente, a la hora de implantar la gestión de proyectos en una empresa, este es el punto que cuesta más que se acepte por parte de l@s integrantes en el equipo; siempre hay que perseguirles para que recuerden anotar los procedimientos y, en suma, rellenar todos los documentos necesarios.
Quería, como decía, preguntar a otr@s profesionales del sector que medios o "trucos" creen que pueden aplicarse para que estos procesos burocráticos se lleven a cabo, como podemos, en definitiva, convencer a l@s integrantes de nuestro equipo que ese "papeleo" es extremadamente beneficioso para el equipo y para los proyectos que se desarrollan.
Muchas gracias de antemano.

2 respuestas

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Respuesta de
Hola ambit:
Definitivamente hay un par de condiciones claves para que los procesos que mencionas se den en cualquier empresa de forma natural y sin mayores traumatismos.
Esos papeles y procedimientos "burocráticos" como los llamas, son necesarios para que las áreas interactúen entre sí, y esto se vea reflejado en una mejor gestión empresarial y en un buen servicio al cliente, necesario e indispensable en cualquier tipo de empresa.
Lo anterior es comprensible para ti sin duda alguna, pero en las empresas esto no siempre tiene buen recibo, así que debemos darles a entender el tema con cosas que los afecten directamente.
Ejemplo:
Una gestión de proyectos adecuada permite que la empresa sea ordenada y coherente con sus planes estratégicos de corto, mediano y largo plazo, y esta es una condición necesaria para que cualquier entidad acceda a una posible "certificación de calidad".
La certificación de calidad (conocida en todos los países como las normas ISO) genera garantía para proveedores y clientes externos de la seriedad de la empresa y sus productos, y dentro del entorno de globalización que vivimos hoy día, créeme que en menos de 5 años va a ser una constante de mercado, que las empresas logren su certificación en calidad.
Lo anterior es una realidad de negocio, pero fracasa en muchas empresas porque desde la gerencia general (ó el primer nivel directivo de la empresa) no se genera una verdadera conciencia y compromiso con el tema, lo cual es fácilmente asimilable por los mandos segundos y mandos medios, y ante esta falta de compromiso gerencial, obviamente no se logrará mayor avance sobre la base de trabajadores de la empresa.
Lo primero entonces, es lograr conciencia y compromiso de la alta dirección con el proyecto.
Y segundo, informar de forma clara y precisa (pero amigable) a los empleados, que la gestión de reportes, informes, etc, no es una colaboración especial sino una necesidad del negocio, y que en caso de no llevarse de forma indicada, generará en posibles cambios en la nómina de empleados de la entidad.
Por favor no lo interpretes como una amenaza ó últimatum dirigida a los funcionarios, sino más bien en el sentido de que entiendan que esas labores van a fortalecer a la empresa, y por ende a ellos mismos como trabajadores, pues lograrán una estabilidad y proyección en sus puestos de trabajo, que seguramente se vería afectada de forma negativa, ante la no colaboración a la empresa en esa labor.
Finalmente, tu cliente ó empresa puede simplemente necesitar una campaña sobre el cambio y como enfrentarlo, lo cual puede ser tema de otra consulta.
Bueno, espero que esta información te pueda servir, y a la próxima si te cobraré los derechos de autor.
Un cordial saludo, y agradezco tu evaluación a esta respuesta.
Hasta pronto,
Beimar Castro.
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Respuesta de
Hola ambit desde Argentina.
Me tomó un tiempo decidirme a responder tu pregunta, la cual vengo viendo desde hace varios días en distintas categorías. Sucede que el problema que planteas es común a todas las organizaciones. Si bien no he tenido oportunidad de que me ocurriera puedo sugerirte un par de cosas.
Es verdad, como decís vos, que no existe aseguramiento de caldad o gestión de la calidad total si no se plasma todo por escrito, además es indispensable si el día de mañana se piensa en una norma de calidad como ser la ISO. La importancia del manual de calidad, evidentemente, la conocen sólo los administradores y es aquí donde comienzan a surgir los problemas. Es por esto que lo primero que te sugeriría es que elabores un plan de capacitación específico sobre calidad, es decir, hacer que los miembros de la organización conozcan en profundidad el concepto de calidad, las formas de optimización de la misma y las implicancias que tiene en la compañía.
No hay fórmulas mágicas para lograr la concientización, pero no tendría sentido resignarse a la gestión de calidad porque los miembros no adhieren o cumplen con los requerimientos de la implantación y control con lo que esto implica: un posible fracaso.
Otra de las alternativas posibles (posterior a la capacitación) es dar vuelta un poco la historia, es decir, operar una delegación tal que se auditen entre ellos mismos, el hecho de otorgar cierto poder y autoridad hace que la responsabilidad se tome como compromiso propio y no como "algo" que se tiene que cumplir ha pedido de un superior. Te recomiendo trabajar con Empowerment, de forma tal de delegar discrecionalidad a los subordinados. Creo que la solución es más psicológica que administrativa, por lo cual te convendría pensarlo desde el punto de vista del empleado que tiene a cargo la tarea, es decir, qué te motivaría a hacer algo que a simple vista es tedioso.
Se que probablemente no te esté dando una solución al problema, sólo espero te sirva otro punto de vista para que puedas operar un giro positivo en la gestión de la calidad.
Si llegases a necesitar material sobre calidad no dudes en pedírmelo.
Saludos
Diego
Muchísimas gracias Diego. Eres de los pocos de por aquí que realmente parecen esforzarse en sus respuestas. Te lo agradezco mucho; me has dado un punto de vista que no tenía en cuenta.
A continuación te añado un texto redactado por mi mismo para mostrarte mis propuestas de solución al respecto. No sé si te servirán de algo pero sólo con que te sirvieran de mal ejemplo ya me sentiría como que te he devuelto un poco el favor :-) Si quisieras contactar conmigo para cualquier cosa que necesites usa mi email ambit@cca.ictnet.es Muchas gracias de nuevo!
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¿Cómo hacer cumplir los requisitos burocráticos?
Cuando implantamos la metodología de la gestión de proyectos en nuestra empresa nos encontramos con un gran problema que, a la larga, si no actuamos pronto, va a sedimentar y no nos permitirá mejorar nuestra eficiencia.
¿Se trata del rechazo que todo el? ¿Papeleo? Que la gestión de proyectos pide realizar a tod@s l@s integrantes del equipo para plasmar las acciones, los tiempos, los flujos, las instrucciones, etc.
¿Esta documentación que a menudo es llamada? ¿Burocracia? Es uno de los puntos clave para permitir a la gestión de proyectos de una empresa evolucionar y perfeccionarse en el futuro. Y tal vez precisamente en ese largo plazo de su beneficio reside la dificultad de conseguir insertarlo en la dinámica natural de la gestión del proyecto. Los beneficios que este esfuerzo documental produce no van a ser percibidos a corto plazo, es decir, el/la que debe realizarlos no va a ver su utilidad ni pronto ni, probablemente, en su propia persona. Esto, por supuesto, no facilita las cosas.
Con el fin de facilitar la implantación de esta rutina tan esquiva me permito presentarle algunas líneas de actuación que, aunque genéricas y por ello no aplicables a todos los casos, pretender, al menos, marcar algunas tendencias y acciones que tal vez puedan ayudarle.
Reducir la presión
Todo el mundo, hoy en día, trabaja bajo una presión francamente aplastante y, a menudo, insoportable. Como a menudo esta presión viene marcada por unas exigencias comerciales provenientes del sector profesional en el que nos movemos, difícilmente podremos evitarlo sin más. Sin embargo, es evidente que pedirle a alguien que a su acumulación extrema de trabajo (que además está condicionada por unos plazos de entrega cortos) añada una tarea más, la de redactar informes, rellenar cuestionarios y, en definitiva, hacer un esfuerzo extra se intuye como empresa difícil si no imposible. ¿Si además los argumentos que le podemos aportar para convencerle son del tipo? ¿Es beneficioso a largo plazo? ¿o? ¿A l@s del departamento de producción les va a facilitar el trabajo? Difícilmente llegaremos a un entendimiento.
Es necesario pues, reducir ligeramente la presión en aquellos miembros del equipo que pretendamos que adquieran este hábito. Facilitarle el trabajo, ya sea liberándolo de algunos aspectos concretos que bien podría desarrollar otra persona, a veces incluso el//la jefe de proyecto, ¿ya sea echándole una mano en algunas partes de su proceso pueden permitirle una cierta liberación de presión por la que bien puede pedírsele a cambio un esfuerzo en algo menos exigente como es el aspecto? ¿Burocrático?.
¿Convertir la? ¿Burocracia? En premio
El esfuerzo de concentración que requiere redactar un determinado informe sobre una tarea realizada no es ni mucho menos comparable con el necesario para llevar a cabo dicha tarea. ¿El proceso? ¿Burocrático? No requiere ni del nivel de atención ni de la concentración ni, a menudo y según las tareas, del esfuerzo físico y mental que el que requiere redactar o rellenar un informe.
Esto podemos aprovecharlo para permitirle a la persona tener un ligero momento de asueto al terminar determinadas tareas y otorgarle la posibilidad de un cierto relax mientras redacta el/los documento/s necesario/s.
Para ello debemos, además, convertirlo en lo más atrayente posible. Permitirle ocupar un lugar de trabajo más cómodo, un despacho por ejemplo, tomarse un café o un refresco, dejarle fumar, etc., pueden y deben ser alicientes que le hagan comprender, por si mismo, que el momento de redactar esos informes es realmente un relax que le permitirá descansar y prepararse para afrontar mejor las siguientes tareas del día.
¿Qué el papeleo sea esquemático y? ¿Tipo test?
Bastante le pedimos ya; pongámoselo lo más fácil posible. Hay mucha gente a la cual el redactar un texto ante un papel en blanco le horroriza o, simplemente, le requiere demasiado esfuerzo pudiendo incluso minar su autoestima. ¿Facilitémosle al máximo el trabajo? ¿Burocrático? Ofreciéndole plantillas de documentos previamente ordenadas y esquematizadas que le exijan el menor esfuerzo posible. De hecho, si fuera posible, ¿sería muy recomendable que ese documento que tiene que rellenar fuese lo más? ¿Tipo test? Posible, facilitando al máximo la tarea al convertir el esfuerzo en pasivo y simplemente pedirle contestar unas cuantas preguntas.
¿Hacer apreciar la? ¿Burocracia? Para su propio bien
Tantas veces le habremos repetido que estos informes y papeles diversos tienen un gran beneficio para los proyectos que realizamos que, a buen seguro, ese miembro del equipo tan reacio a redactarlos ya no cree que sea cierto. Pues demostrémoselo. Pero no hagamos como los fantasmas de la Navidad que llevan al Sr. Scrooge a ver las desgracias que sus errores conllevan; seamos más positivistas. Intentemos conseguir información proveniente de informes y documentos de terceros que puedan ayudarle a hacer mejor su trabajo o, al menos, a tener una perspectiva más clara. ¿Esa será la prueba irrefutable de la utilidad de estos? ¿Papeleos?.
¿Reducir al máximo la? ¿Burocracia?
Y por último, aunque no por ello menos pertinente, me parece importante colgar la pelota en nuestro propio tejado y preguntarnos cuanto de ese papeleo, de esos informes y manuales que demandamos, son realmente necesarios y aprovechables. Tal vez algunos lo sean pero no en toda su amplitud. Como responsables del proyecto debemos ser también muy críticos con estos procesos documentales y someterlos constantemente a un pulido y perfeccionado que los haga más útiles a la par que menos engorrosos y molestos. Preguntémonos cuan útiles han sido cada documento en los últimos tiempos, veamos si realmente los estamos utilizando o si, en realidad, se han convertido finalmente en meros procesos burocráticos mínimamente útiles o perfectamente prescindibles.
Resumiendo
En definitiva y como en cualquier proceso motivacional, es necesario entender que la responsabilidad de que una determinada persona del equipo se comprometa a realizar un determinado cometido, aún siendo este trabajo documental, recae en nosotr@s, en l@s jefes de proyecto, así que nunca esperemos ni pretendamos que se acepten nuestros designios sin una razón clara y que de alguna manera, por extraño que nos pueda parecer, motive a esa persona a esforzarse en cambiar sus métodos de trabajo.
(c) Marc Ambit 2004
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