Como organizar un almacen

Trabajo en una empresa de alquiler de equipos audiovisuales para conferencias empresariales, tengo 4 meses de haber entrado en el área del almacen o bodega, no tengo experiencia pero si un conocimiento conceptual de como debe funcionar. Se que debe existir un control de inventario, de entradas y salidas. Ademas de todos los registros que hay que llevar. Tengo preparación universitaria pero no en el área de logística y bodega, sino en gerencia administrativa de tecnología informática.
Mi consulta específicamente es que no se como mejorar la organización del almacen, tengo muchas limitantes.
La bodega esta ubicada en las oficinas principales. Tiene 3 secciones:
1. El Sótano: donde estoy ubicado con mi escritorio y los registros
2. La recepción: aquí es donde sale y entra el equipo. Pero ademas es un área donde están los baños de la empresa. Donde se estaciona el auto que transporta los equipos. También se almacena equipo. Prácticamente todos tienen acceso a esta área: los técnicos, los administrativos y operaciones. Hay un escritorio para el supervisor y había un área para taller. Es un área de mucho movimiento.
3. Deposito superior: es un área de almacenamiento pero solo para materiales y equipos que se pueden subir porque el acceso es a través de una escalera manual
Ademas tenemos oficinas en 5 hoteles, donde se almacena equipo y por lo general el equipo rota dependiendo de la necesidad que requieren los eventos. Le pierdo el rastro a muchas cosas. Por ejemplo: si movieron el equipo de un hotel a otro. No me llega esa información.
No quiero hacer muy larga mi consulta pero son muchos inconvenientes los que tengo:
El espacio: me las estoy ingeniando para ordenar todo para ganar espacio, pero siento que nunca termino, hay equipo llegando y saliendo y tengo que mantener el área ordenada, pero aparte no todo llega en orden.
Las entradas y salidas: a veces la registro en los formularios y a veces no, porque tampoco los usan, he luchado para que comiencen hacerme las solicitudes a través de un formulario porque el técnico sabe que es lo que realmente necesita y no puedo manejarme solo con la cotización aprobada.
Movimiento y Logística de los equipos: No le puedo seguir el rastro a todos los equipos, sobre todo sino me informan que movieron algo de un hotel a otro y por lo general el que transporta no lleva ningún formulario de que movió para otro hotel. Estoy tratando de idear una forma para saber cuando retirar equipos de los hoteles o saber que si un equipo se termina de usar lo puedo reservar para otro evento.
Mi horario es de 8 a 5 de la tarde. Hay muchos eventos que terminan después de las 5 o comienzan después de las 5 y de repente el cliente a las 7 de la noche pide otro proyector o un escalador de video que esta en la bodega. Obviamente alguien tiene que entrar a la bodega. No se que procedimiento puedo crear fuera de mi horario.
Tengo un millón de cosas por hacer y no me da tiempo para planificar. Me siento un poco estancado. Y solo resuelvo lo que hay que resolver en el momento. Hay mucha resistencia al cambio sobre todo por parte de los técnicos que tienen una cultura para trabajar ya formada.
No se que me aconsejan, o que me sugieren.
Saludos!
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1 respuesta

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Respuesta de
Tal y como se dice, en un almacen es donde aparecen todos los problemas de la empresa, estudiar el almacen es como hacer un TAC.
Yo te recomiendo empezar por hacer un inventario del almacen. Posteriormente procurar que te hagan un ABC de los artículos para estudiar los materiales con mayor rotación. Luego estudiar los obsoletos para ir eliminándolos.
Posteriormente, me plantearía sistemas de control automático de los movimientos (pistolas lectoras, radiofrecuencia, ...), aunque eso aun te queda bastante lejos por lo que entiendo... Empieza por la parte de arriba.
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