Cómo actualizar las existencias en Almacen

Hola ppsc

Es bastante simple.
Usá la función Dsum(campo a sumar, Tabla o consulta, condición)

Por ejemplo en cada formulario de entrada o de salida agregás un cuadro de texto y le asignás a Origen del control lo siguiente:

=Dsum("Cantidad", "DetalleAlabanes","RefProducto = " & refProducto) -
Dsum("Cantidad", "DetalleSalidas","RefProducto = " & refProducto)

Acá estoy suponiendo que querrás la cuenta por RefProducto

Fijate que donde pongas el cuadro de texto debe tener acceso al campo RefProducto, de no ser así deberás hacer la referencia correspondiente, por ejemplo:
Forms!FormularioPrincipal!subFormulario.Form!refProducto

Para no equivocarte te recomiendo usar el asistente de expresiones
Suerte y contame, Marciana

Deberías aclararme más sobre el error. Es mucho más fácil ayudar cuando el problema está claramente explicado, esto es cómo son las tablas, si el formulario es dependiente o no, los tipos de datos, la versión de Office. Pero claramente explicado es dar los datos necesarios y no más y no menos.

DSuma() es el nombre en castellano de la función DSum(), depende de como tenés configurada la instalación.

Esa solución tiene que funcionar, debe haber algún nombre que no coincide.

Te doy otra solución
Escribí esta función para que la ejecutes cada vez que se agrega o resta cantidad.

Hacé lo siguiente:
1) Desde la ventana Base de Datos pasá a la ficha Módulos
2) Creá un módulo nuevo (cualquier nombre) y pegá esta función:

Public Function ActualizaCantidad(refProducto As Long, Suma As Boolean, Cantidad As Long)
Dim rsOut As New ADODB.Recordset
Dim i As Integer

rsOut.Open "Productos", CurrentProject.Connection, adOpenDynamic, adLockPessimistic



rsOut.Find "RefProducto = " & refProducto
If rsOut.EOF Then
MsgBox refProducto & " No existe"
Exit Function
End If
If Suma Then
rsOut!unidadesEnExistencia = rsOut!unidadesEnExistencia + Cantidad
Else
rsOut!unidadesEnExistencia = rsOut!unidadesEnExistencia - Cantidad
End If

rsOut.Update
rsOut.Close
End Function

3)Desde la ventana del módulo hacé clic en Herramientas/Referencias
Fijate si en la lista figura
"Microsoft ActiveX Data Objects 2.1 library"
(el número de versión puede ser otro)
Si no está buscala en la lista (es muy larga, está ordenada alfabéticamente) y tildá el casillero.
5) Fijate el tipo de datos de refProducto yo le puse numérico no me dijiste qué tipo de datos es, si no es numérico cambialo.
6)(Este paso es para probar la función) Abrí la ventana Inmediato (Control + G) y en esa ventana escribí lo siguiente:
?actualizaCantidad(3,false,2)
pero en lugar del 3 poné un código refProducto que exista
en false es para restar (si querés sumar cambiá por True)
En lugar del 2 poné la cantidad a sumar o restar.

Te explico la función actualizaCantidad:
Recibe 3 datos:
El primero es el código de producto sobre el que querés sumar o restar
El segundo puede tener dos valores "True" para sumar y "False" para restar.
El tercero es la cantidad a sumar o restar.

Si el código refProducto no existe en la tabla te manda un mensaje a la pantalla.

Probalo bien. Cada vez que lo pruebes fijate en la tabla que haya cambiado el campo UnidadesEnExistencia. Probalo con un código que no existe.

Si funciona hasta aquí te falta llamar a la función en el formulario. Deberías hacerlo en el evento Después de actualizar del campo Cantidad de entrada. Cuando es entrada el segundo argumento debe ser "True".

Se supone que tenés disponible en el formulario el campo refProducto, fijate que el nombre en el formulario se corresponda.

En el evento Después de actualizar correspondiente a entrada deberías poner:

Dim i as variant
i=actualizaCantidad(refProducto, true, Cantidad)

donde Cantidad debería ser el nombre del control (cuadro de texto) donde está la cantidad.
y refProducto debería ser el nombre del control (cuadro de texto) donde está la cantidad.

Esta solución funciona. Yo desarrollé un ejemplo y lo probé. Pero tiene muchos detalles que cuidar.

Espero tu comentario, cordialmente, Marciana

Para la primer solución:

=Dsum("Cantidad", "DetalleAlabanes","RefProducto = '" & refProducto) & "'" -
Dsum("Cantidad", "DetalleSalidas","RefProducto = '" & refProducto) & "'"

la diferencia está en que al ser la clave de tipo texto requiere que el dato con que se compara (refProducto) vaya entre comillas.

La segunda solución.
El error de compilación debe ser porque te falta la referencia a la biblioteca.

Desde cualquier ventana de código clic en Herramientas/Referencias
fijate si tenés tildado (las bibliotecas tildadas aparecen arriba)
Microsoft ActiveX Data Objects 2.1 library (el número de versión puede ser otro, si hay varios elegí el más grande)
Si no está buscalo en la lista, está ordenada alfabéticamente, cuando lo encuentres (la lista es larga) tildalo.

Por el tema de la clave de tipo texto hay que cambiar algo:

Public Function ActualizaCantidad(refProducto As string, Suma As Boolean, Cantidad As Long)
Dim rsOut As New ADODB.Recordset
Dim i As Integer

rsOut.Open "Productos", CurrentProject.Connection, adOpenDynamic, adLockPessimistic



rsOut.Find "RefProducto = '" & refProducto & "'"
If rsOut.EOF Then
MsgBox refProducto & " No existe"
Exit Function
End If
If Suma Then
rsOut!unidadesEnExistencia = rsOut!unidadesEnExistencia + Cantidad
Else
rsOut!unidadesEnExistencia = rsOut!unidadesEnExistencia - Cantidad
End If

rsOut.Update
rsOut.Close
End Function



Probá de nuevo.
Las soluciones tienen que funcionar. Hay muchos detalles que atender. Yo siempre protesto porque las consultas son muy vagas imprecisas e insuficiente. Cuanto más completas y claras más rápidamente se encuentra la solución.

Informame claramente los errores si aparecen y también contame si los resolviste. M

Me está costando, pero con tu ayuda lo conseguiré.
Te explico: La primera solución, después de cambiar lo que me dijiste, me sigue dando el mismo error, así que estoy trabajando con lo del módulo.
He probado la función en la ventana Inmediato y ¡¡¡FUNCIONA!!!, pero al llamarla en el formulario, algo falla.
Intentaré explicártelo bien:
En el campo "Cantidad" del formulario "Albaranes Detalle", en el evento "Después de actualizar", he pegado la función que me diste, pero cuando añado un nuevo registro, después de intoducir la cantidad que entra y clicar, me sale el siguiente mensaje:
Microsof Access no puede encontrar la macro "Dim i as variant
                                                                i=actualizaCantidad(refProducto, true, Cantidad)".
La macro (o su grupo de macros) no existe o la macro es nueva pero no se ha guardado. Obseve que cuando introduce la sintaxis nombre_grupo_macro.nombre_macro en un argumento, debe especificar el nombre con el que se guardó por última vez el grupo de macros de la macro.
Estoy entusiasmada porque creo que me falta poco para conseguirlo, por favor, contestamé, y muchísimas gracias por tu ayuda.
 

Hola ppsc
Con tiempo y paciencia podemos lograrlo. Te comenté que hay muchos detalles que cuidar.
Segunda solución 
Acabo de revisar mi ejemplo y funciona bien.
Releo los mensajes, decís:
En el campo "Cantidad" del formulario "Albaranes Detalle", en el evento
"Después de actualizar", he pegado la función que me diste
La función debería estar en módulos, en todo caso no debería estar en el evento Después de actualizar.
En este evento solamente debe ir
Private Sub Cantidad_AfterUpdate()
Dim i As Variant
i = ActualizaCantidad(RefProducto, True, Cantidad)

End Sub
 (lo pegué desde mi código donde funciona bien)
------------------------------------------------------------------ 
hacé la siguiente prueba (después de probar borrá todolo que hayas agregado) debajo de 
i = ActualizaCantidad(RefProducto, True, Cantidad)
y antes de  
End Sub

escribí de nuevo "ActualizaCantidad(" al escribir el paréntesis que abre debería aparecer la lista de argumentos con su tipo, si no aparece es que el nombre de la función no está bien escrita o "no ve" la función.
escribí refproducto.  cuando escribís el punto debería aparecer una lista de propiedades si no aparece es que ese nombre no es el correcto.

hacé lo mismo con Cantidad (el tercer argumento) al agregarle el punto la respuesta del sistema te indicará si ese nombre está disponible o no.
en ambos casos no olvides luego borrar lo que agregaste.
Si alguno de los nombres no están disponibles deberás ver si no se escribe diferente.

en todo caso copiá y pegá acá la función (recordá que debería estar en módulos)
y el procedimiento Después de actualizar del cuadro Cantidad. 

Espero tu respuesta, M 

Hacé lo siguiente:
1) Abrí el formulario que te da error.
2) Ponelo en modo diseño (clic en el botón que tiene una escuadra azul)
3) Ahora pasalo a ver código (Ver/código) luego tenés que ver ese código que tanto de disgusta
4) Copiá TODO el código que aparece y pegalo acá
5) Pasá  a la solapa Módulos (desde la ventana Base de Datos clic en módulos)
6) supongo que tendrás algo que dice "Módulo1" seleccionalo
7) Clic en Ver/código
8) Copiá y pegá acá TODO lo que te aparezca  
No te olvides de hacer una línea entre las dos cosas que vas a pegar.
Espero, M 

 Hacé este cambio (fijate que es una sola palabra en vez de Suma hay que poner True)


Private Sub Cantidad_AfterUpdate()

Dim i As Variant

i = ActualizaCantidad(RefProducto, True, Cantidad)



End Sub

En el formulario donde se resta deberás poner False 
Probalo y contame. M 

Hacé lo siguiente:
Hacé un formulario nuevo (sin eliminar el otro) similar al que te da error. Agregale el código (con True) al evento después de actualizar.
 Fijate que no haya ningún control, ni formulario, ni subformulario que se llame ActualizaCantidad.

Otra cosa, cuando pegaste el código del formulario (yo te había pedido TODO) noto que no tiene una sentencia
Option Compare Database 
que sí aparece en el módulo. También debería haber otra:
Option explicit
para que aparezca esta ultima hacé lo siguiente desde cualquier ventana de código: Clic en Herramientas/ Opciones/Editor y tildá el casillero "Requerir declaración de variables"
No hay otro código en el formulario? pegaste TODO? 
Probá en el formulario nuevo y me contás.

Lo que creo que pasa es que hay algo que no funciona en tu formulario. Las expresiones están bien. Lo que dice el error me hace pensar que el problema no está en la función ActualizaCantidad. 
Otra cosa para hacer:
Desde la ventana de Base de Datos: Herramientas/Utilidades de .../Compactar y reparar
Espero tu respuesta, M 

Estaba clarísimo el mensaje... (cómo no se me ocurrió ja ja) 
Cuanto me alegro. Primero probá el otro formulario y si todo anda bien finalizá la pregunta.
Tené en cuenta que todo se puede resolver (en Access al menos) con paciencia y no mucho esfuerzo y sobre todo teniendo muy en cuenta los DETALLES!!
Espero que termines, cordialmente, Marciana