Organización de eventos

Amigas/os: necesito organizar una charla o conferencia sobre la necesidad de adoptar la gestión de calidad, digida a empresarios del medio. Necesito saber cómo organizarla, invitaciones - recepción - presentaciones - control de la audiencia - medios audiovisuales, etc. Ya que la conferencia propiamente dicha está bien estructurada y la dictarán profesionales experimentados. Gracias!
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Como me faltan datos en lo que pregunta, le daré de cada situación dos alternativas que se suponen abarcan el 80% de las situaciones.
Puede haber invitación abierta mediante prensa, con cupón o sin el, mediante fax o e-mail.
De todos esos modos de inscribirse extraemos la relación de asistentes inscritos con los que organizaremos las relaciones de asistencia que deberán tener las azafatas el día del evento en la entrada para controlar quien asiste.
También se pueden confeccionar las acreditaciones en forma de tarjeta con pinza para podrlas portar en la chaqueta.
Junto con las acreditaciones se preparan las carpetas que podrán ser genéricas o personalizadas con un soporte rotulado con la marca de la empresa o del lugar del evento.
En el interior del local se pueden sentar donde cada sistente quiera o en sitio determinado, previamente rotulado con una cuña de pcv que porte el nombre de la persona y la empresa si es posible.
Los elementos audiovisuales serian:
Pc portátil que se usará para platear las presentaciones.
Cañon de proyeccion
Pantalla
Proyector de transparencias
Micros de pinza inalámbrico y compactos
Altavoces, varios bien distribuidos tipo columnas
Hay que prever que un evento que se cita la acreditación a las 9, se abre a las 9,30 y que de 11 a 11,30 se sirve un café, refrescos, etc,
se termina a las 13,30 con debate, preguntas, etc, del publico asistente.
En la carpeta se debe poner una encuesta de satisfacción de las expectativas de los asistentes con valoración de las intervenciones, de las documentaciones, del local, etc. cuando al salir la entreguen, se les da un obsequio, tipo cd, bolígrafos, carpesano, libro, etc.
En la sala debe haber siempre una azafata pendiente de asistir a la mesa principal y otra en el exterior para atender a los que salgan a destiempo o lleguen rezagados.
Hay que tener en cuenta que el 40% de los asisitentes si no les ha enganchado la primera parte, cuando se llega al café, se van y queda diezmada la reunión.
Para evitarlo hay que preparar las conferencias poniendo los conferenciantes o los temas estrella después del café, nos aseguraremos así su permanencia.
Espero le sirva todo esto, pero si precisa cosas más concretas no dude en volver a consultarme.

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