Cesión de un automóvil a un directivo

La forma de CALCULAR el importe de la retribución en especie viene determinada por la normativa fiscal vigente (LIRPF art.44 según la redacción dada por la Ley 62/2003 art.1; RIRPF art.47).
En el caso concreto de los Automóviles
(LIRPF art.44 1º b):
Se considera retribución en especie la utilización o entrega de vehículos automóviles para fines particulares del empleado. Hay que distinguir las siguientes reglas de valoración:
a) Entrega al trabajador, quien se convierte en propietario del vehículo. La retribución se valora en el coste de adquisición para la empresa, incluidos los tributos que graven la operación (IVA, Impuesto de matriculación, derechos arancelarios...).
b) Utilización del vehículo por cualquier titulo, sin que el trabajador adquiera la propiedad del vehículo, que mantiene el empleador, hay que distinguir:
- si el vehículo es propiedad de la empresa: 20% anual del coste de adquisición;
- Si el vehículo no es propiedad de la empresa: 20% sobre el valor de mercado del vehículo si fuese nuevo.
Como coste de adquisición se considera el importe satisfecho por el pagador, incluidos los gastos y tributos que gravan la operación. Ello supone considerar la totalidad del IVA que se haya satisfecho, con independencia de que resulte deducible o no para el pagador. Ídem respecto a la consideración del valor de mercado cuando el pagador no tenga la propiedad del vehículo (DGT CV 9-3-00).
No hay límite temporal para la imputación del 20% de manera que, a partir del quinto año de uso, sigue aplicándose, pues en esta valoración no sólo se contempla el coste del vehículo sino todos los gastos satisfechos por la empresa que permiten poner el mismo en condiciones de uso (DGT 18-4-01; 13-7-01).
c) Uso y posterior entrega al trabajador: la utilización por el trabajador se valora de acuerdo a la regla b) anterior. La entrega posterior se valora a precio de mercado del coche usado en el momento de la entrega, pero teniendo en cuenta el uso anterior, de manera que no se impute un importe superior al valor del vehículo.
En caso de utilización parcial para desarrollar sus funciones en la empresa, sólo procede imputar retribución en especie en la medida en que el trabajador tenga la facultad de disponer del vehículo para usos particulares, con independencia de que exista o no una utilización efectiva para dichos fines (DGT CV 22-2-00).
Por ello, en caso de uso mixto, la valoración se realizará teniendo en cuenta las reglas anteriores, con un criterio de reparto en el que, considerando la naturaleza y características de las funciones desarrolladas por los trabajadores, se valore sólo la disponibilidad para fines particulares (DGT 19-5-00).
Arrendamiento financiero
a) Uso del vehículo: en el caso de leasing o arrendamiento financiero, la valoración de la retribución en especie por la cesión de uso será el 20% del valor de mercado que correspondería al vehículo si fuese nuevo, puesto que la empresa no es propietaria del vehículo hasta que no ejerce la opción de compra (DGT CV 22-2-00).
Cuando el vehículo pasa a ser propiedad de la empresa al ejercer la opción de compra, se aplica como valor de uso gratuito del trabajador, el 20% del coste de adquisición, que será el valor de contado del bien más los tributos que graven la operación (DGT CV 22-2-00; 19-5-00; 9-3-01).
b) Uso y posterior entrega: si, en un primer momento, se cede al trabajador el uso del vehículo y, posteriormente, se le hace entrega del mismo, se valora la entrega en el momento de finalización del contrato según el valor de mercado del vehículo usado en ese momento, pero teniendo en cuenta la retribución en especie imputada por el uso anterior.
Así, si el vehículo se adquiere por la empresa el 1-1-1998 y el 31-12-2000 se entrega al empleado que venía usándolo, debe considerarse como valoración del uso anterior el 60% (20% × 3) (DGT CV 9-3-00).
Cuando el valor de uso anterior a la entrega es del 100%, esta última debe valorarse en cualquier caso por el valor de mercado del vehículo en el momento de la entrega (DGT 13-7-01).
Precisiones
1) En el caso de vehículos adquiridos por la empresa mediante renting, puestos a disposición de los trabajadores, la valoración de la retribución en especie sigue los mismos criterios que para el arrendamiento financiero.
Si el contrato de renting dura más de un año, el valor de mercado del vehículo será cada año el que corresponda al período impositivo en que se celebró el contrato.
Las cuotas de IVA soportadas por el arrendamiento de vehículos mediante renting, pueden ser objeto de deducción por la sociedad en un 50%.
En principio, la no deducibilidad de una parte del IVA repercutido por la empresa de renting no implica una modificación de la valoración de la renta en especie. No obstante, la parte de IVA repercutido por servicios prestados por la entidad de renting que no están comprendidos en la valoración establecida por la LIRPF (a diferencia de los seguros, gastos de mantenimiento y similares, que se entienden incluidos en el 20%) y que deben imputarse al trabajador como mayor retribución en especie, también se imputará al trabajador (DGT 19-5-00).
2) Si existe utilización mixta (motivos laborales y fines particulares), debe determinarse la correspondiente proporción, para realizar la oportuna imputación (DGT 10-9-92; 6-6-95).
La valoración anual total puede reducirse en la parte que corresponda al uso para fines de la actividad (DGT 26-6-92). Deben tenerse en cuenta la naturaleza de la actividad, las características de las funciones de quien utiliza el vehículo, los horarios laborales...
Todo ello permite acreditar el destino efectivo para unos u otros fines; no puede establecerse un forfait general de prorrateo (DGT 29-7-92; DGT CV 22-2-00). Tampoco puede tenerse en cuenta sólo el tiempo de utilización y los kilómetros recorridos, sino la facultad de disposición o tiempo durante el que existe posibilidad de uso particular (DGT 31-7-92 y 26-4-94; DGT CV 22-2-00).
El hecho de que los vehículos permanezcan en los garajes de la empresa cuando no se utilizan por motivos laborales (fines de semana, vacaciones...) refuerza la inexistencia de retribución en especie (DGT 29-12-92).
3) En todo caso, es retribución en especie el uso del vehículo para desplazarse del domicilio particular al lugar de trabajo (DGT 20-6-95).
4) La retribución en especie comprende todos los gastos satisfechos por la empresa que permiten poner el vehículo en condiciones de uso para el empleado, como son los seguros, los impuestos municipales o los gastos de mantenimiento. Estos, pues, no constituyen retribución en especie independiente para el trabajador. Sin embargo, existirá retribución en especie por los pagos derivados del consumo de carburantes que satisfaga la empresa (DGT CV 9-3-00).
5) Si la empresa abona los gastos del combustible consumido en la realización de los desplazamientos laborales, no habrá una retribución del trabajador, pues el gasto es de la propia empresa que ha ordenado el desplazamiento.
Las cantidades destinadas al reembolso del combustible consumido para fines particulares sí constituyen una renta sujeta al impuesto.
6) La valoración del uso de vehículos por los empleados para uso particular no tiene límite temporal, aunque hipotéticamente esa valoración pueda superar el precio del vehículo, puesto que el 20% recoge no sólo el consumo del vehículo, sino otros gastos necesarios para que éste pueda ponerse en disposición de uso por el empleado (DGT 11-11-99).
Una vez conocida la VALORACIÓN de la retribución en especie, para el registro contable de la misma se estará a lo establecido por el ICAC (Consulta nº 7, de 31/12/2001; BOICAC nº 48):
Consulta
Sobre el tratamiento contable aplicable a la adquisición de un vehículo destinado a ser cedido en uso al personal de una empresa, para fines privados.
Respuesta
La calificación contable de un vehículo adquirido para cederlo en uso al personal de una empresa, será la de un inmovilizado material, en tanto se trata de un elemento patrimonial destinado a su utilización duradera en la actividad de la empresa.
De acuerdo con lo anterior, si el vehículo es cedido al trabajador para fines privados, se trataría de una retribución en especie derivada de una relación laboral, entendiendo por aquélla toda remuneración o prestación comprometida por el empresario a favor del trabajador y consistente en el pago a través de la entrega de bienes, la prestación de servicios o el reconocimiento de derechos distintos al dinero en efectivo. Así hay que señalar que las retribuciones en especie devengadas por el personal de una empresa, tendrán la naturaleza contable de gasto, figurando en la partida de gastos de personal de la cuenta de pérdidas y ganancias formando parte integrante de los resultados de explotación; concretamente, se podrán registrar contablemente en la cuenta 649. "Otros gastos sociales" incluida en la segunda y tercera parte del Plan General de Contabilidad.
En el caso concreto objeto de consulta, dado que se trata de una cesión del uso del vehículo, se debería reflejar el correspondiente gasto de personal por el importe de la amortización del vehículo, es decir, la depreciación sistemática experimentada por el bien en el ejercicio, sin que, en principio, opere el valor a imputar en términos fiscales, por lo que el gasto se valora en términos de depreciación contable, atendiendo al destino del vehículo. En cualquier caso, habrá que tener en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 40/1998, de 9 de diciembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y en el Real Decreto 214/1999, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, a los efectos de la obligación de realizar el correspondiente ingreso a cuenta, tal y como ya se ha indicado por este Instituto en la contestación a la consulta 2 publicada en el BOICAC número 24, de febrero de 1996.
Espero que estas observaciones extraídas de mi práctica profesional le resulten de utilidad. Le agradeceré que FINALICE la pregunta VALORANDO mi respuesta A LA MAYOR BREVEDAD. Siendo un foro gratuito, la única retribución de los expertos es la valoración que los consultantes hagan de nuestras respuestas. No dude en formular NUEVAS CONSULTAS (una vez finalizada y valorada ésta) para resolver sus dudas.