El Art. 20 de la ley de Propiedad Horizontal que tiene por objeto regular las obligaciones de la Comunidad señala que el Administrador debe custodiar a disposición de sus titulares la documentación de la Comunidad.. Por su parte el Art. 19 del mismo cuerpo legal establece que el Secretario debe custodiar el libro de actas, así como conservar durante un plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones y demás documentos relevantes de las reuniones. La ley establece que los cargos de Secretario y Administrador pueden acumularse en una misma persona o bien nombrarse independientemente; así como que las funciones del Secretario y del Administrador serán ejercidas por el Presidente de la Comunidad salvo que la Junta de Propietarios o los estatutos dispongan la provisión de dichos cargos separadamente de la presidencia.
Por todo lo anterior, si en su Comunidad existe un Administrador de Fincas Colegiado, deberá dirigirse al mismo para que le exhiba la documentación solicitada. Si por el contrario en su comunidad no existe un profesional designado para tal menester, deberá dirigirse al Presidente de la Comunidad que es quien por ley asume las función de Secretario y Administrador, siempre que la Junta no disponga la provisión de dichos cargos para la Presidencia. Para la consulta de las cuentas y facturas es conveniente contacte con su administrador o Presidente según corresponda para que le exhiba los justificantes que le solicite, siendo conveniente o aconsejable que todo ello se realice antes de la reunión.
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