Análisis de Gestión Administrativa

El Análisis de Gestión Administrativa se ha considerado como la técnica capaz de realizar el estudio y análisis de la organización, en cada una de sus áreas y proporcionar soluciones a las irregularidades halladas, por lo cual se considera que el conocimiento de la misma es indispensable para la formación académica y para el desarrollo profesional de los Administradores.
Las actividades gerenciales, enmarcadas dentro de la globalización y la competitividad existente, necesitan revitalizarse y nutrirse de herramientas que le garanticen la eficiencia y el éxito en cada una de las áreas de la organización. De mantenerse una actitud pasiva y renuente a los cambios que experimenta su entorno, las empresas tenderán paulatinamente, pero de forma sostenida, a desaparecer.
Es muy conocida también, la necesidad sugerida por muchos autores de realizar un Análisis de la Gestión Administrativa con la finalidad de hacer una evaluación integral y conocer el estado en que se encuentra la empresa.
Los términos utilizados para denominar este análisis han sido muy variados y muchos se ubican, en esencia, dentro de la concepción de lo que se desea hacer, otras, muestran limitaciones y algunas hasta crean confusión. Entre los nombres que ha recibido el análisis de gestión administrativa están: Auditoria Gerencial, Auditoria de la Empresa, Análisis Administrativo, Análisis de Operaciones, Investigación de la Empresa, Auditoria de Cumplimiento y Auditoria de Rendimiento.
A través de esta herramienta es posible evitar cualquier desperdicio de tiempo y evaluar los grados de eficiencia y efectividad de los sistemas de control interno, propios de la organización. También es posible afirmar, que el Análisis de Gestión Administrativa pone en evidencia aquellas áreas problemáticas y las debilidades que existen dentro de la empresa.
El Análisis de Gestión Administrativa (AGAD), como herramienta propia del proceso administrativo, incluye a la planificación como parte vital y punto de apoyo inicial para su aplicación y desarrollo, pero no constituye tampoco una etapa independiente de las otras, ya que su incidencia es notoria a lo largo de todo el proceso. Esto es un claro indicativo de que cada fase del AGAD requiere una planificación, pero a la planificación inicial, la que abarca todo el trabajo, hay que darle mayor fuerza y amplitud para poder concebir unas bases sólidas en el examen y evaluación del mismo.
Parte fundamental de toda planificación es programar cada una de las actividades a realizar. Cabe destacar que un programa no es más que "un plan que se usa una sola vez y cubre una serie relativamente amplia de actividades de la organización y especifica los pasos más importantes, su orden y oportunidad, así como la unidad responsable de cada paso" (STONER 1996:324). En función a esto todas las acciones que se llevarán a cabo durante el desarrollo del AGAD deben estar contempladas en un programa de trabajo.
Cada una de las fases del proceso debe prepararse en el sentido del trabajo y en el orden lógico de desarrollo de los exámenes partiendo, como es natural, de la revisión preliminar y donde se hará manifiesta la habilidad, capacidad y experiencia de los analistas de gestión administrativa.
Dice RUIZ (1995:175) que "Es indiscutible que para proceder a la preparación del Programa de Trabajo para realizar el AGAD, debemos tener en cuenta cuales son las preocupaciones de la Alta Administración de la empresa". Esto quiere decir que debe existir una gran compenetración y comunicación entre la alta administración y los analistas antes, durante y después de la elaboración del programa a fin de no perder de vista ningún detalle de importancia y poder resolver desviaciones, de ser necesario, a tiempo, lo cual redundará en beneficio de los resultados esperados.