Facturas de suplidos para quien las recibe

Estimada Pilar.
Difícil de decir con la información que aportas.
Primero habría que conocer cual es la actividad principal de la empresa.
Segundo en concepto de que se cobran esas provisiones de fondos de los clientes. Normalmente la provisión de fondos está supeditada a un servicio que se va a realizar al cliente.
Tercero - Esa provisión se contabiliza como entrega a cuenta - no como fianza por cuanto la fianza suele ser reintegrable, y ese no es el caso según parece.
Cuarto - los servicios que uno pueda subcontratar a nombre del cliente son gastos propios de la actividad y del servicio prestado, por tanto su empresa es soporte de esos servicios, y por tanto un gasto correctamente imputado a su empresa ya que al cliente se le pasa ese mismo cargo en el global de la factura con el margen comercial que estipulen.
De todos modos, insisto, depende de la actividad principal de la empresa y de como se gestionen esos servicios y como se emitan las facturas.

Gracias. Entiendo que no es una fianza si no se reintegra. En este caso, después de pagar todos los gastos (suplidos) del cliente con su provisión de fondos, se les realiza la devolución del importe sobrante, descontados nuestros honorarios. Somos una asociación dedicada a la adopción. Todos los gastos que conlleva la tramitación se pagan con esa provisión de fondos que nos entregan. Por este motivo, yo entendía que no representaba un gasto que tuviéramos que contabilizar, ya que algunas facturas, tales como las de notario van a nombre de nuestros clientes (son por tanto suplidos) y otras facturas, como las mensajerías o las de empresas de traducción nos facturan a nosotros, pero nosotros las repercutimos en esos clientes en la parte que a cada uno le corresponde. No acabo de aclararme con esto, porque si lo contabilizo como gasto, ¿es normal que lo descuente de la cuenta del cliente?. Es un gasto sólo si la empresa lo soporta, ¿no? Mil gracias por la ayuda, para mí es complicado de entender.

Cuidado - No estamos hablando de una sociedad mercantil, sino de una asociación civil, en este caso, los principios contables son los mismos pero las cuentas modifican ligeramente su nomenclatura.
Por otro lado, pisan terreno pantanoso por las muchas irregularidades que se dan en el sector y que en ocasiones tratan de disimularse en los movimientos contables.
En todo caso, el motivo de la entrega de dinero de los clientes no supone la posterior devolución sino que es una entrega a cuenta para realizar determinadas actividades y gestiones en nombre del propio cliente.
De todos modos, entiendo que esas gestiones que realizan son irregulares por cuanto lo que están haciendo es una intermediación a nombre de su cliente pero que en realidad es el propio cliente quién es el sujeto de la factura correspondiente. De todos modos, la realidad es que su cliente realiza una aportación que posteriormente afianza un gasto, lo normal será que no imputen la factura, es decir, que no realicen un movimiento tipo de 60 a 40 y 40 a 57, sino directamente desde la cuenta 60 a 57, es decir, como un gasto directo de la actividad, lo que si es importante es que guarden buena cuenta de esos movimientos para justificarlos en la memoria contable de la sociedad.
Todo aquello que les facturen a vds y a su nombre tiene el tratamiento indicado con su iva correspondiente, esos movimientos se cargan luego en factura a cliente y asunto resuelto. De hecho, incluso aquellas facturas que van a nombre del cliente se pueden relacionar en la factura definitiva a cliente, haciendo referencia a las cantidades abonadas, las cantidades percibidas en concepto de comisión y los iva's soportados descontándolas de la entrega a cuenta percibida quedando siempre un saldo pendiente o favorable a la asociación dependiendo de la cantidad a devolver.
En realidad, el gasto lo realizan igual porque lo pagan vds,. Pese a que la factura no vaya a su nombre, eso lo deben reflejar en las facturas que le hacen a los clientes, se debiera desglosar en estas como le indicaba: el ingreso a cuenta y los egresos de notario y demás actividades, el importe a percibir en concepto de comisión y los iva's correspondientes, a partir de ahí, respecto de la cantidad percibida a cuenta quedará un saldo positivo o negativo a favor del cliente.