Cuadro de Mando

La profunda y rápida evolución de las empresas en las postrimerías del siglo XX exige una información periódica, oportuna, fiable, sistemática y sintética en su presentación, de tal forma que permita a la Dirección el conocimiento de la realidad, siempre prolija y compleja, no a través de un estudio detallado de la totalidad de la misma, sino por medio del análisis concreto de los principales acontecimientos que se producen en la empresa y en su entorno en cada momento.
El objetivo fundamental de cualquier dirigente de empresa es la optimización del resultado por medio de la utilización coordinada y racional de los recursos materiales, inmateriales y humanos que están a su disposición en cada instante concreto de la vida de la empresa.
Por lo tanto, la noción moderna de la dirección nos lleva a caracterizar ésta por la toma de decisiones y porque éstas ya no pueden tomarse intuitivamente, sino como consecuencia de un proceso de examen y análisis del conjunto de informaciones recogidas, dentro y fuera de la empresa, inscribiendo el conjunto en el entorno de una POLÍTICA PREVISIONAL.
Así pues, el CONTROL DE GESTIÓN, como su nombre indica, consiste en la creación, establecimiento y puesta en funcionamiento de los circuitos de información necesarios y adecuados para que la Dirección de la empresa tenga un conocimiento puntual y actualizado de los resultados obtenidos, como medida inequívoca del grado de eficiencia alcanzado por la gestión desarrollada, de forma que pueda adoptar a tiempo, en su caso, las medidas correctoras oportunas.
La información necesaria le será suministrada a la Dirección en un conjunto de documentos reunidos en un solo dossier que recibirá el nombre genérico de CUADRO DE MANDO. Como ya se ha apuntado más arriba, el Cuadro de Mando no abarca de forma exhaustiva todos los sucesos ocurridos en el transcurso de la actividad normal de la empresa, sino que recoge sistemática y sintéticamente la información indispensable para detectar a tiempo cualquier anomalía en el funcionamiento o en la evolución de la misma.
De esta forma, la Dirección de la empresa, al igual que el Capitán de un barco, dispondrá en cada momento de un conjunto limitado y ordenado de datos que, sin embargo, controlados atenta y constantemente le permitirán saber si el rumbo seguido es el previsto o si debe ser corregido durante la travesía, para así alcanzar siempre el puerto (objetivos) elegido al inicio del viaje.
Además, debe tenerse en cuenta que el Cuadro de Mando puede cumplir un doble objetivo. Además de facilitar la toma de decisiones por parte de la Dirección de la empresa, puede, en su caso, recoger y presentar información útil para terceros relacionados con la misma; como, por ejemplo, los Bancos y otros acreedores financieros.
En todo caso, para la elaboración de los documentos que integran el Cuadro de Mando deben tenerse en cuenta los principios básicos que se exponen a continuación:
1. Deben seleccionarse aquellas fuentes de información que resulten más fiables y que representen un menor coste de elaboración.
2. Deben tomarse únicamente aquellos datos que resulten realmente significativos en cada momento y circunstancia.
3. Deben elaborarse las correspondientes PREVISIONES para proceder después a su comparación con la realidad y al subsiguiente análisis de las desviaciones.
4. Debe tenerse siempre presente que el Cuadro de Mando ha de servir de base para:
(a) el seguimiento de los resultados obtenidos y su comparación con los previstos;
(b) el control del grado de cumplimiento de los objetivos previamente definidos por la Dirección de la empresa;
(c) la adopción de las medidas correctoras oportunas en cada caso;
(d) el control de la empresa en general.
Por todo lo anteriormente expuesto consideramos que el Cuadro de Mando debería cubrir, todas las áreas de la empresa; es decir: la económico-financiera, la comercial y la de producción.
Centrándonos en el área económico-financiera, ésta se controlará mediante los siguientes documentos:
- balance de situación;
- cuenta de explotación;
- evolución del fondo de maniobra;
- cuadro de origen y aplicación de fondos;
- cuadro de ratios financieros;
- cuadro de ratios económicos;
- cuadro de índices de actividad;
- presupuesto general de gastos;
- cuenta de explotación previsional;
- plan económico mensual;
- plan financiero mensual;
- previsión de tesorería mensual;
- umbral de rentabilidad;
- Cifra optima de negocio.
En cuanto a la forma en que debe hacerse uso del Cuadro de Mando cabe referirse de nuevo al ejemplo del Capitán de un barco que ya hemos comentado con anterioridad. Al igual que dicho Capitán, la Dirección de la empresa debe observar cada uno de los documentos en referencia a los demás en cada momento. Así mismo, debe seguir la evolución de los datos, equilibrios y proporciones en ellos reflejadas. Cuando alguna de las magnitudes controladas se desvíe significativamente de los valores previamente fijados como normales o como objetivos a alcanzar, según sea el caso, se "encenderá" la correspondiente señal de alarma y entonces se tomará una decisión al respecto. Una vez tomada la correspondiente decisión se observará su efecto sobre el conjunto de magnitudes sometidas a control y, en su caso, se tomará una nueva decisión.
Del proceso de control descrito anteriormente (análisis de las desviaciones) derivará, en su caso, la revisión y actualización de los OBJETIVOS generales de la empresa y, por lo mismo, de los PLANES y ESTRATEGIAS que representan la materialización de los mismos. Se trata, por lo tanto, de un proceso de realimentación (feedback) del sistema que determina la dinamicidad del mismo frente a la realidad cambiante.
Así pues, el análisis de la información origina la toma de una o varias decisiones, ya sean ACTIVAS (decisión de HACER) o PASIVAS (decisión de NO HACER), que a su vez modifican la realidad previamente existente (realimentación) y, por tanto, provocan el inicio de un nuevo ciclo en el proceso de CONTROL. Es decir que, a toda ACCIÓN sobre el entorno sigue una REACCIÓN de este entorno y de esta forma se cierra el círculo, dando lugar a un conjunto ilimitado de acciones y reacciones sucesivas y/o simultáneas que caracterizan la vida de la empresa.
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